Persónuupplýsingar í ráðningarferli
Persónuvernd í ráðningarferli snýst um jafnvægi milli réttar vinnuveitanda til að afla nauðsynlegra upplýsinga um umsækjanda og réttar umsækjenda til friðhelgi einkalífs og verndar gegn mismunun.
Persónuvernd í ráðningarferli snýst um jafnvægi milli réttar vinnuveitanda til að afla nauðsynlegra upplýsinga um umsækjanda og réttar umsækjenda til friðhelgi einkalífs og verndar gegn mismunun.
Með snjallleit Visku getur þú nálgast allar upplýsingar á vefsíðu félagsins með einföldum og fljótlegum hætti.
Með snjallleit Visku getur þú nálgast allar upplýsingar á vefsíðu félagsins með einföldum og fljótlegum hætti.
Við ráðningarferli er unnið með fjölmargar persónuupplýsingar umsækjenda, m.a. um menntun, starfsreynslu, hæfni og persónulega þætti. Slík vinnsla fellur undir persónuverndarlög nr. 90/2018 (pvl.), og bæði vinnuveitendur og ráðningarstofur, hvort sem þær eru reknar af hinu opinbera eða einkaaðilum, verða að virða þau ákvæði.
Vinnsla persónuupplýsinga í ráðningarferli verður ávallt að byggjast á lögmætum grundvelli, t.d.:
Samþykki er almennt talið veikur grundvöllur í ráðningar- og ráðningarsambandi vegna valdamisvægis; umsækjandi á ekki að þurfa að samþykkja óþarfa vinnslu gagna til að eiga raunhæfa möguleika á starfi.
Vinnuveitandi og ráðningarstofa skulu jafnframt uppfylla meginreglur persónuverndar, m.a. lögmæti, gagnsæi, meðalhóf, tilgangstakmörkun, öryggi og geymslutakmörkun.
Í ráðningarferli er heimilt að leggja mat á hæfni, reynslu og persónulega hæfni umsækjenda og jafnvel nota próf eða matstæki að því marki sem það er málefnalegt og tengist viðkomandi starfi.
Stundum veita umsækjendur sjálfir meira af upplýsingum en þörf er á, jafnvel viðkvæmar upplýsingar sem ekki eiga að hafa áhrif á ráðningarferlið (t.d. pólitískar skoðanir, trúarskoðanir og fjöldskylduhagi). Við slíkar aðstæður:
Samkvæmt reglum persónuverndar eru svokallaðar viðkvæmar (sérstakar) persónuupplýsingar að jafnaði undanþegnar vinnslu, nema skýr undantekning eigi við. Þar undir falla m.a.:
Almennt er óheimilt að óska eftir eða vinna með slíkar upplýsingar í ráðningarferli.
Undantekningar geta átt við ef:
Í flestum tilvikum hafa þessar upplýsingar enga málefnalega þýðingu fyrir ráðningu og vinnsla þeirra myndi fela í sér óheimilt inngrip í friðhelgi einkalífs.
Dæmi um spurningar sem almennt má ekki spyrja:
– „Ertu í stéttarfélagi?“
– „Hvaða stjórnmálaflokk styður þú?“
– „Hvaða trúfélagi tilheyrir þú?"
Vinnuveitendum er almennt óheimilt að safna upplýsingum um fjölskylduhagi umsækjenda eða barneignaráform í ráðningarferli. Slíkar upplýsingar tengjast hvorki hæfni né starfskröfum og geta leitt til ólögmætrar mismununar samkvæmt lögum.
Jafnréttislöggjöf og bann við mismunun
Samkvæmt lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020 er óheimilt að mismuna umsækjendum á grundvelli kyns, meðgöngu, fæðingar, foreldrahlutverks eða fjölskylduábyrgðar. Bannið gildir frá því umsækjandi sækir um starf og tekur til allra þátta ráðningarferlisins.
Spurningar á borð við:
eru því ómálefnalegar og óheimilar, óháð því hvaða kyni umsækjandi tilheyrir.
Jöfn meðferð á vinnumarkaði
Lög um jafna meðferð á vinnumarkaði nr. 86/2018 banna mismunun við ráðningu og val á milli umsækjenda m.a. vegna kyns, fjölskylduábyrgðar, trúarbragða, fötlunar og annarra verndaðra þátta.
Upplýsingar um fjölskylduaðstæður hafa almennt enga tengingu við starfshæfni og má því ekki leggja þær til grundvallar við val á milli umsækjenda.
Upplýsingar um fjölskylduhagi, barneignir, hjúskaparstöðu og sambúð eru ekki nauðsynlegar upplýsingar í ráðningarferli og vinnuveitandi hefur almennt enga lögmæta heimild til að afla eða skrá þær, þ.m.t. í skilningi persónuverndarlaga. Þá veitir samþykki umsækjanda ekki fullnægjandi grundvöll, þar sem valdamisvægi í ráðningarferli gerir það að verkum að samþykki telst sjaldnast veitt af fúsum og frjálsum vilja í skilningi þeirra laga.
Vinnuveitandi má hins vegar spyrja um atriði sem tengjast raunverulegum starfskröfum, svo framarlega sem spurningarnar eru almennar og ekki tengdar persónulegum aðstæðum umsækjanda.
Dæmi:
Slíkar spurningar lúta að hæfni og vilja til að uppfylla þær kröfur sem starfið gerir en ekki fjölskyldulífi eða einkahögum umsækjenda.
Samkvæmt lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði og jafnréttislöggjöf er óheimilt að mismuna umsækjendum m.a. á grundvelli fötlunar, heilsufars, kynþáttar, trúar, þjóðernisuppruna eða lífsskoðana.
Vinnuveitandi má einungis óska eftir upplýsingum um heilsu eða fötlun umsækjanda ef:
Ef umsækjandi upplýsir að eigin frumkvæði um fötlun eða heilsufarsvanda og óskar eftir sanngjörnum aðlögunum ber vinnuveitanda oft að meta hvort hægt sé, miðað við starfið sem um ræðir, að gera viðeigandi ráðstafanir (t.d. aðlaga vinnuaðstöðu, vinnutíma og búnað).
Upplýsingar um heilsufar teljast viðkvæmar persónuupplýsingar og verða að njóta trúnaðar og strangrar aðgangsstýringar.
Meginreglan er sú að persónuupplýsingar skuli fyrst og fremst koma frá umsækjanda sjálfum.
Ef vinnuveitandi óskar eftir upplýsingum frá þriðja aðila (t.d. fyrri vinnuveitendum):
Í framkvæmd er heppilegast að:
Ef umsagnaraðilar eru tilgreindir á ferilskrá má almennt líta svo á að umsækjandi geri ráð fyrir og samþykki að haft sé samband við þá, en vinnuveitanda ber samt að uppfylla upplýsingaskyldu og gæta meðalhófs.
Upplýsingar af sakavottorði teljast til sérstaks flokks persónuupplýsinga og eru mjög viðkvæmar.
Barnaverndarlög nr. 80/2002
Við ráðningu til starfa hjá barnaverndaryfirvöldum eða á heimilum og stofnunum samkvæmt lögunum skal ávallt liggja fyrir sakavottorð. Óheimilt er að ráða einstakling sem hefur hlotið dóm fyrir brot á XXII. kafla almennra hegningarlaga (kynferðisbrot).
Lög um leikskóla nr. 90/2008, grunnskóla nr. 91/2008 og framhaldsskóla nr. 92/2008
Í öllum þessum tilvikum er óheimilt að ráða einstakling til starfa í skólastarfi ef viðkomandi hefur hlotið dóm fyrir brot á XXII. kafla almennra hegningarlaga.
Við ráðningu skal annað hvort liggja fyrir:
Þegar lög mæla beinlínis fyrir um slíkar öryggiskröfur er vinnslunni hins vegar heimilt að því marki sem hún er nauðsynleg til að tryggja öryggi barna og ungmenna og uppfylla lagaskyldu vinnuveitanda.
Vinnuveitandi og ráðningarstofur skulu ákveða og skjalfesta geymslutíma umsóknargagna, bæði fyrir þá sem ráðnir eru og umsækjendur sem ekki eru ráðnir, í samræmi við meginregluna um geymslutakmörkun:
Umsækjendur eiga rétt á að fá upplýsingar um:
Gögn þessi koma frá BHM, seinast uppfærð 30. maí 2026.